O impacto
revolucionário que a informação está causando na sociedade está começando a ser
notado, o que vai consequentemente causar diversas transformações na economia,
na sociedade, nos mercados de trabalho e igualmente nas relações de consumo.
Como cita a reportagem abaixo o estado de São Paulo conseguiu realizar um
grande feito, o de emitir o primeiro alvará eletrônico que caso não fosse nesse
meio demoraria muito tempo para ser concluído. E o mais importante disso é que
a administração visa à migração digital dos documentos físicos, para ser mais
eficiente na consulta que a população vai realizar.
“A Prefeitura
de São Paulo emitiu nesta quinta-feira (28) o primeiro alvará eletrônico da
cidade. O despacho do documento foi publicado no Diário Oficial da Cidade. Com
a nova tecnologia online, esse processo, que poderia demorar cerca de um ano,
foi concluído em 75 dias.”
“A Prefeitura
de São Paulo tem mais de 60 mil processos antigos, ligados a diversas
secretarias, que permanecerão físicos. A administração estuda uma maneira de
fazer uma migração digital.
Uma das vantagens da digitalização dos processos é a
transparência, de acordo com Orlandi Neto. A ideia é que a população consiga
saber os detalhes dos projetos pela internet. Por enquanto, só estará
disponível um terminal para que a população possa consultar as informações. “
Segundo
Duranti, “La forma documental puede ser física e inteletual. El término forma
física se refiere al revestimiento externo del documento, mientras los
elementos del primero fueron definidos por los diplomatistas como externos e
extrínsecos, mientras que los elementos del segundo fueron definidos como
internos o intrísecos”.
No caso
da prefeitura de São Paulo, os documentos estão sendo migrados para outro
suporte, ou seja, eles estão mudando suas características extrínsecas com essa
mudança. Ainda de acordo com Duranti, “um estudio atento del soporte elegido
para transmitir um tipo de información puede ser muy revelador de la finalidad
última de la información”. A Prefeitura de São Paulo tem em mente a finalidade
de transparecer esses projetos que estão sendo digitalizados, então a escolha
desse suporte será a ideal para esse objetivo.
Segundo
Lopez avaliar é uma necessidade arquivística de fundamental importância, e a
avaliação de todos esses 60 mil processos da Prefeitura de São Paulo e todos os
documentos físicos de uma instituição devem ser feitos minunciosamente, para
logo depois poder transformá-los em documentos digitais, entretanto antes da
avaliação desses documentos deve-se fazer um estudo de identificação de
séries documentais, segundo Ruipérez (cap. 1 pg 41) “los estudios de identificación de series son fundamentales para
clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación.”
“Art. 3º - A eliminação de documentos
produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica
esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ,
que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades integrantes do Poder Público”
RESOLUÇÃO Nº 14,
DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Como diz no art. 3º que a eliminação
dos documentos deve ser mediante a autorização da Instituição Arquivistica
Pública, os documentos físicos que passarem pela migração digital, como planeja
a Prefeitura de São Paulo não devem ser eliminados de qualquer maneira por
serem então documentos digitais, deve-se seguir a Tabela e o Código de
Classificação assim como especifica também a Resolução 14 do CONARQ.
Em
relação ao estudo da diplomática, Duranti diz: “La diplomática nos ofrece um
esquema mental, um enfoque, uma perspectiva, uma manera sistemática de pensar
los documentos archivísticos.” Com o estudo diplomático e arquivístico, o
profissional de arquivos pensa em algumas maneiras para organizar da melhor
forma os documentos pertinentes ao seu trabalho. No caso da reportagem
escolhida, é preciso pensar na organização física e digital dos documentos,
para facilitar tanto para os servidores quanto para os cidadãos na busca dos
processos pesquisados.
A segurança de documentos digitais tem sido
bastante questionada no meio arquivístico. Isso gera diversos conflitos, pois
documentos nesse meio, nos dias de hoje, não substituirão
um documento físico. E sempre acabam gerando perguntas como: Este documento é
autêntico? É verídico? É confiável?
A lei nº 12.682, de 9 de
julho de 2012, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em
meios eletromagnéticos, no art. 3º dessa lei diz que o processo de
digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a
autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o
emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
O grande e maior
problema dos documentos digitais é a facilidade da sua falsificação. Mas a
falsificação não é só um problema dos documentos digitais, os documentos
físicos também sofrem manipulação, sempre foi assim, e continuará sendo.
Uma pergunta que já foi e é sempre discutida no meio arquivístico e
sempre vai ser a dúvida de muitas pessoas é: Os documentos digitais possuem
alguma validade jurídica?
