quinta-feira, 17 de janeiro de 2013

Documentos digitais - 'A velha nova era'



Heeey pesquisadores, vamos a uma mais nova missão...

Falar sobre documentos digitais, como diz o título 'A velha nova era'... Então vamos nessa!!



                 Fonte: desenho


O impacto revolucionário que a informação está causando na sociedade está começando a ser notado, o que vai consequentemente causar diversas transformações na economia, na sociedade, nos mercados de trabalho e igualmente nas relações de consumo. Como cita a reportagem abaixo o estado de São Paulo conseguiu realizar um grande feito, o de emitir o primeiro alvará eletrônico que caso não fosse nesse meio demoraria muito tempo para ser concluído. E o mais importante disso é que a administração visa à migração digital dos documentos físicos, para ser mais eficiente na consulta que a população vai realizar.

“A Prefeitura de São Paulo emitiu nesta quinta-feira (28) o primeiro alvará eletrônico da cidade. O despacho do documento foi publicado no Diário Oficial da Cidade. Com a nova tecnologia online, esse processo, que poderia demorar cerca de um ano, foi concluído em 75 dias.”
“A Prefeitura de São Paulo tem mais de 60 mil processos antigos, ligados a diversas secretarias, que permanecerão físicos. A administração estuda uma maneira de fazer uma migração digital.
Uma das vantagens da digitalização dos processos é a transparência, de acordo com Orlandi Neto. A ideia é que a população consiga saber os detalhes dos projetos pela internet. Por enquanto, só estará disponível um terminal para que a população possa consultar as informações. “
Segundo Duranti, “La forma documental puede ser física e inteletual. El término forma física se refiere al revestimiento externo del documento, mientras los elementos del primero fueron definidos por los diplomatistas como externos e extrínsecos, mientras que los elementos del segundo fueron definidos como internos o intrísecos”.

No caso da prefeitura de São Paulo, os documentos estão sendo migrados para outro suporte, ou seja, eles estão mudando suas características extrínsecas com essa mudança. Ainda de acordo com Duranti, “um estudio atento del soporte elegido para transmitir um tipo de información puede ser muy revelador de la finalidad última de la información”. A Prefeitura de São Paulo tem em mente a finalidade de transparecer esses projetos que estão sendo digitalizados, então a escolha desse suporte será a ideal para esse objetivo.

Segundo Lopez avaliar é uma necessidade arquivística de fundamental importância, e a avaliação de todos esses 60 mil processos da Prefeitura de São Paulo e todos os documentos físicos de uma instituição devem ser feitos minunciosamente, para logo depois poder transformá-los em documentos digitais, entretanto antes da avaliação desses documentos deve-se fazer um estudo de identificação de séries documentais, segundo Ruipérez (cap. 1 pg 41) “los estudios de identificación de series son fundamentales para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación.”


“Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público”
RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001

Como diz no art. 3º que a eliminação dos documentos deve ser mediante a autorização da Instituição Arquivistica Pública, os documentos físicos que passarem pela migração digital, como planeja a Prefeitura de São Paulo não devem ser eliminados de qualquer maneira por serem então documentos digitais, deve-se seguir a Tabela e o Código de Classificação assim como especifica também a Resolução 14 do CONARQ.

Em relação ao estudo da diplomática, Duranti diz: “La diplomática nos ofrece um esquema mental, um enfoque, uma perspectiva, uma manera sistemática de pensar los documentos archivísticos.” Com o estudo diplomático e arquivístico, o profissional de arquivos pensa em algumas maneiras para organizar da melhor forma os documentos pertinentes ao seu trabalho. No caso da reportagem escolhida, é preciso pensar na organização física e digital dos documentos, para facilitar tanto para os servidores quanto para os cidadãos na busca dos processos pesquisados.

A segurança de documentos digitais tem sido bastante questionada no meio arquivístico. Isso gera diversos conflitos, pois documentos nesse meio, nos dias de hoje, não substituirão um documento físico. E sempre acabam gerando perguntas como: Este documento é autêntico? É verídico? É confiável?

A lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, no art. 3º dessa lei diz que o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.

O grande e maior problema dos documentos digitais é a facilidade da sua falsificação. Mas a falsificação não é só um problema dos documentos digitais, os documentos físicos também sofrem manipulação, sempre foi assim, e continuará sendo.

Uma pergunta que já foi e é sempre discutida no meio arquivístico e sempre vai ser a dúvida de muitas pessoas é: Os documentos digitais possuem alguma validade jurídica?

Respondendo a essa pergunta os documentos digitais possuem sim validade no mundo jurídico, pois o documento independente do seu meio ou da sua forma ele vai servir para comprovar a existência de um fato.



Até a próxima... 



Referências:
DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). Capítulo 5

BRASIL. Casa Civil. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001.

GARCÍA RUIPÉREZ, M. Tipología y séries documentales: cuadros de clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2).

LOPEZ, A. Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras. São Paulo: História Social USP/ Loyola, 1999. (Teses). 

6 comentários:

  1. Bom-dia.
    A atividade foi muito bem realizada. Vocês conseguiram traçar a temática e abordar os elementos dos textos e trazê-los de forma coesa e coerente. Vocês conseguirem dialogar a leitura e o aprendizado com a reportagem escolhida
    O texto está muito bom, na minha opinião, não é necessário fazer maiores ajustes.
    Só saliento que faltaram os comentários individuais de cada membro.
    Ok?
    À disposição.

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    1. Bom-dia Héllen.
      muito bom receber esse feedback para podermos então saber se estamos realmente indo no caminho correto!

      Danyella Cristina

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    2. Com o uso de documentos eletrônicos se tem pontos positivos e negativos. Junto com ele vem agregado a agilidade, a organização, a economia do espaço, a acessibilidade fácil, poucos problemas de saúde relacionados à deterioração do papel etc. Mas também existem custos como foi discutido na palestra do Leonardo, o documento PDF tem que ser pago, os sistemas para organizações dos dados, pessoal de T.I, entre vários outros. Não é uma coisa tão simples, a empresa também deve ter pessoa de confiança ou, e sistemas altamente seguros para manter esses dados seguros e fora do alcance de fraudadores. Tudo isso deve ser analisando antes de adotar drasticamente esse sistema. No caso da nossa reportagem aonde a empresa trabalhava com alvarás e a tramitação demorava muito tempo se tornou muito útil esse método adotado. Mas para que ele seja bem executado é preciso uma equipe treinada e bem atenta além de muita segurança para não deixar passar nada errado.

      Luis Eduardo

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  2. Jéssica Oliveira Gomes18 de janeiro de 2013 às 16:03

    Acredito que a inovação da Prefeitura de São Paulo, quanto à emissão desses alvarás eletrônicos, ajuda muito a sociedade, pois um processo que era longo ficou muito rápido e acaba evitando o desgaste das pessoas que estão envolvidas com a produção do mesmo. Quanto à digitalização desses processos é ótimo quando estamos pensando no documento físico, pois com a digitalização podemos evitar a deterioração do documento físico, visto que o processo no meio físico não será tão utilizado e podemos evitar sinistros com o mesmo. Penso também que temos que ter cuidado com os documentos que estão nesses meios, porque eles podem ser alvo de fraudes do mesmo jeito que o documento em suporte papel.

    JÉSSICA OLIVEIRA GOMES - 10/0106897

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  3. O trabalho da Prefeitura em digitalizar os processos é muito importante, tanto para o arquivo deles quanto para a população que tem interesse em consultar essa documentação.
    Na minha opinião, colocando em uma balança, os pós são mais vantajosos que os contras, pois apesar de ter um alto custo para planejar, executar e manter esse serviço de digitalização.
    Outra vantagem é a agilidade que se admite com essa atividade. Além de os processos terem que ser organizados para não serem digitalizados apenas para se obter as imagens e sim uma organização correta tanto no arquivo quanto no sistema que eles serão indexados.

    Yago Werner

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  4. Acho que a digitalização se não for bem planejada e organizada pode virar um grande problema para a Prefeitura de São Paulo e para qualquer outro arquivo, porque dobra o tamanho do acervo.
    O acervo vai dobrar o seu tamanho, pois além dos seus documentos físicos que vão ser armazenados, vai ter que se preocupar com o armazenamento digital, algo que é extremamente frágil e precisa de cuidados bastante especiais.
    Quanto ao alvará eletrônico, eu acredito que seja um grande avanço visando a maior agilidade na autorização das obras, pois algo que demoraria anos a ficar pronto agora em apenas 75 dias já está autorizado.

    Danyella Cristina

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