Documentos digitais - 'A velha nova era'

Heeey pesquisadores, vamos a uma mais nova missão...

Falar sobre documentos digitais, como diz o título 'A velha nova era'... Então vamos nessa!!

                 Fonte: desenho

O impacto revolucionário que a informação está causando na sociedade está começando a ser notado, o que vai consequentemente causar diversas transformações na economia, na sociedade, nos mercados de trabalho e igualmente nas relações de consumo. Como cita a reportagem abaixo o estado de São Paulo conseguiu realizar um grande feito, o de emitir o primeiro alvará eletrônico que caso não fosse nesse meio demoraria muito tempo para ser concluído. E o mais importante disso é que a administração visa à migração digital dos documentos físicos, para ser mais eficiente na consulta que a população vai realizar.

“A Prefeitura de São Paulo emitiu nesta quinta-feira (28) o primeiro alvará eletrônico da cidade. O despacho do documento foi publicado no Diário Oficial da Cidade. Com a nova tecnologia online, esse processo, que poderia demorar cerca de um ano, foi concluído em 75 dias.”

“A Prefeitura de São Paulo tem mais de 60 mil processos antigos, ligados a diversas secretarias, que permanecerão físicos. A administração estuda uma maneira de fazer uma migração digital.

Uma das vantagens da digitalização dos processos é a transparência, de acordo com Orlandi Neto. A ideia é que a população consiga saber os detalhes dos projetos pela internet. Por enquanto, só estará disponível um terminal para que a população possa consultar as informações. “

Reportagem completa.

Segundo Duranti, “La forma documental puede ser física e inteletual. El término forma física se refiere al revestimiento externo del documento, mientras los elementos del primero fueron definidos por los diplomatistas como externos e extrínsecos, mientras que los elementos del segundo fueron definidos como internos o intrísecos”.

No caso da prefeitura de São Paulo, os documentos estão sendo migrados para outro suporte, ou seja, eles estão mudando suas características extrínsecas com essa mudança. Ainda de acordo com Duranti, “um estudio atento del soporte elegido para transmitir um tipo de información puede ser muy revelador de la finalidad última de la información”. A Prefeitura de São Paulo tem em mente a finalidade de transparecer esses projetos que estão sendo digitalizados, então a escolha desse suporte será a ideal para esse objetivo.

Segundo Lopez avaliar é uma necessidade arquivística de fundamental importância, e a avaliação de todos esses 60 mil processos da Prefeitura de São Paulo e todos os documentos físicos de uma instituição devem ser feitos minunciosamente, para logo depois poder transformá-los em documentos digitais, entretanto antes da avaliação desses documentos deve-se fazer um estudo de identificação de séries documentais, segundo Ruipérez (cap. 1 pg 41) “los estudios de identificación de series son fundamentales para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación.”

“Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público”

RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001

Como diz no art. 3º que a eliminação dos documentos deve ser mediante a autorização da Instituição Arquivistica Pública, os documentos físicos que passarem pela migração digital, como planeja a Prefeitura de São Paulo não devem ser eliminados de qualquer maneira por serem então documentos digitais, deve-se seguir a Tabela e o Código de Classificação assim como especifica também a Resolução 14 do CONARQ.

Em relação ao estudo da diplomática, Duranti diz: “La diplomática nos ofrece um esquema mental, um enfoque, uma perspectiva, uma manera sistemática de pensar los documentos archivísticos.” Com o estudo diplomático e arquivístico, o profissional de arquivos pensa em algumas maneiras para organizar da melhor forma os documentos pertinentes ao seu trabalho. No caso da reportagem escolhida, é preciso pensar na organização física e digital dos documentos, para facilitar tanto para os servidores quanto para os cidadãos na busca dos processos pesquisados.

A segurança de documentos digitais tem sido bastante questionada no meio arquivístico. Isso gera diversos conflitos, pois documentos nesse meio, nos dias de hoje, não substituirão um documento físico. E sempre acabam gerando perguntas como: Este documento é autêntico? É verídico? É confiável?

A lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, no art. 3º dessa lei diz que o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.

O grande e maior problema dos documentos digitais é a facilidade da sua falsificação. Mas a falsificação não é só um problema dos documentos digitais, os documentos físicos também sofrem manipulação, sempre foi assim, e continuará sendo.

Uma pergunta que já foi e é sempre discutida no meio arquivístico e sempre vai ser a dúvida de muitas pessoas é: Os documentos digitais possuem alguma validade jurídica?

Respondendo a essa pergunta os documentos digitais possuem sim validade no mundo jurídico, pois o documento independente do seu meio ou da sua forma ele vai servir para comprovar a existência de um fato.

Até a próxima... 

Referências:

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). Capítulo 5

BRASIL. Casa Civil. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001.

GARCÍA RUIPÉREZ, M. Tipología y séries documentales: cuadros de clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2).

LOPEZ, A. Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras. São Paulo: História Social USP/ Loyola, 1999. (Teses).